IO Planner

Persondatapolitik

Senest opdateret: 1. juli 2026

1. Dataansvarlig & databehandler

IdeFA Gruppen ApS, CVR 27528414, Silovej 8, Danmark, driver IO Planner.

For personoplysninger om hotellets gæster og forretningskontakter er hotellet dataansvarlig, og IO Planner er databehandler — se vores compliance-side og databehandleraftale. For hotellets egne brugerkonti og platformsdata er IdeFA Gruppen dataansvarlig.

2. Hvilke oplysninger behandler vi

Vi behandler følgende personoplysninger om hotellets brugere:

• Navn og email-adresse (login + kontakt)
• Adgangskode (gemt krypteret som bcrypt-hash)
• Rolle (admin / medarbejder)
• Aktivitetslog (oprettelse af kontakter, aftaler m.v.)

Om hotellets gæster og forretningskontakter (afhængigt af aktiverede moduler):

• Virksomhedsdata fra hotellets booking-system (firmanavn, omsætning, reservationer)
• Kontaktpersoner og email-adresser
• Anmeldelsesdata fra Booking.com, Google m.fl. (gæstenavn, kommentar, score)
• B2B-besøgsdata fra hotellets hjemmeside (firmanavn, branche)

3. Formål

• Levering af CRM-funktioner til hotellet
• Fakturering og betalingsadministration
• Drift, support og fejlretning
• Sikkerhedslogning

4. Retsgrundlag

Behandlingen sker på grundlag af hotellets databehandleraftale med IdeFA, samt legitime interesser i at levere og forbedre tjenesten (GDPR art. 6, stk. 1, litra b og f).

5. Datadeling

Vi deler data med en række underdatabehandlere, der alle har databehandleraftaler med os. Den fulde, altid opdaterede liste findes på ioplanner.io/compliance. Eksempler:

• Curanet A/S — hosting & server-drift
• QuickPay — betalingskort og fakturatrækning
• Microsoft 365 — email-udsendelse
• DataFQ — anmeldelsesaggregering (kun hvis Anmeldelser-modul er aktivt)
• Snitcher — B2B-besøgsidentifikation (kun hvis B2B Leads-modul er aktivt)
• SE Ranking — søgeordsrangering (kun hvis SEO-modul er aktivt)
• Google Analytics 4 — trafikdata (kun hvis Rapportering-modul er aktivt og hotellet har givet OAuth-samtykke)

6. Opbevaringstid

• Brugerdata: indtil hotellet opsiger kontoen, derefter 60 dages grace-periode
• Fakturadata: 5 år (dansk regnskabsplikt)
• PMS-omsætningsdata: så længe modulet er aktivt
• Log-data: 12 måneder

Efter opsigelse anonymiseres personhenførbar data, men fakturaer beholdes i 5 år af regnskabsmæssige hensyn.

7. Dine rettigheder

Som registreret har du ret til:

• Indsigt i hvilke data vi har om dig
• Berigtigelse af forkerte data
• Sletning ("retten til at blive glemt")
• Begrænsning af behandling
• Dataportabilitet
• Indsigelse mod behandling

Henvendelse om dine rettigheder kan ske til compliance@ioplanner.io.

8. Cookies

Inde i CRM-platformen — altså alt bag login — bruger vi udelukkende session-cookies til at holde dig logget ind (på .ioplanner.io). Der er hverken statistik- eller marketing-cookies bag login.

På vores offentlige website — forsiden, modulsiderne og siderne om oprettelse, demo og nyhedsbrev — kan vi bruge cookies til statistik og markedsføring, så vi kan se, hvilke annoncer og sider der fører til, at nogen kontakter os. De sættes først, når du har givet dit samtykke i cookie-boksen, og aldrig før. Nødvendige cookies, der får siden til at fungere, er undtaget, da de ikke kræver samtykke.

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage nederst i cookie-boksen eller ved at rydde cookies i din browser. Listen herunder vedligeholdes automatisk og viser præcis, hvilke cookies der er i brug på hvilket grundlag.

9. Sikkerhed

Vi anvender industri-standard sikkerhedsforanstaltninger:

• HTTPS/TLS på alle forbindelser
• Adgangskoder gemmes bcrypt-hashed
• Database-credentials og API-nøgler i krypteret konfiguration
• Daglig backup af database
• Adgangskontrol pr. hotel — hoteller kan ikke se hinandens data

10. Klage

Hvis du mener at vi behandler dine data forkert, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.

11. Kontakt

IdeFA Gruppen
Silovej 8
CVR: 27528414
compliance@ioplanner.io

← Tilbage